Das Business Central Projekt

Wie es meist abläuft?

Gerade beim Starten einer ERP Einführung werden manchmal viele Fehler gemacht, bei kleineren Firmen im Besonderen. Budget und Zeit werden deutlich überschritten, Anforderungen werden nicht erfüllt.

Warum?

  • Der aktuelle Software Partner nimmt das Projekt zu wenig ernst.
  • Unerfahrene Junior Berater übernehmen das Projekt.
  • Es wurde keine oder eine unzureichende Business Analyse durchgeführt.
  • Das Projektmanagement hat schlichtweg versagt.
  • Anforderungen werden nicht oder schlampig umgesetzt.
  • Termine werden nicht eingehalten.
  • Der Berater ist oft nicht erreichbar, hält keine Zusagen ein.
  • Die behaupteten Ergebnisse sind nicht nachvollziehbar.
  • Das Vertragswerk benachteiligt den Kunden erheblich.
  • Die Basis Einrichtung, speziell die Fibu Einrichtung wird schlampig umgesetzt.
  • Die Altdaten werden vor der Übernahme nicht bereinigt und korrigiert.
  • Bei der Datenmigration wird unsauber gearbeitet, Folge sind Fehler bei den importierten Daten.
  • Es wird viel zu wenig getestet.
  • Die Mitarbeiter des Kunden werden viel zu wenig eingebunden.

Folgen

  • Ärger mit dem Partner und der Software dauert oft Jahre.
  • Ein Partnerwechsel wird kaum in Betracht gezogen, da das Risiko als zu hoch eingeschätzt wird.

Wie sollte die Einführung von Business Central, generell von einem ERP System ablaufen?

  • Mit einer umfassenden Business Analyse werden ihre Prozesse erfasst, obsolete Prozesse frühzeitig erkannt, Optimierungen werden vorgeschlagen.
  • Die Analysen werden genau protokolliert und dokumentiert.
  • Die Datenmigration wird detailliert vorbereitet, die Altdaten werden zuvor gesichtet, bereinigt, korrigiert.
  • Die Buchhaltung wird genau besprochen, Kontenplan, Buchungsgruppen und dgl. Die Einrichtung wird entspechend vorbereitet.
  • Die Berichte werden besprochen, Layout und Informationen definiert.
  • Nötige Anpassungen werden erörtert.
  • Ein Testsystem wird aufgesetzt, die Basis Einrichtung inkl. Fibu wird umgesetzt, ein wesentliches Set an Echtdaten wird übernommen, die Mitarbeiter des Kunden arbeiten damit, um das System kennenzulernen.
  • Die besprochenen Anpassungen bei den Tabellen, Formularen, Berichten werden umgesetzt und getestet. Erforderliche Änderungen werden übernommen und ebenfalls getestet.
  • Termine werden eingehalten, Hindernisse und Verschiebungen werden zeitgemäß bekanntgegeben.
  • Das Projektmanagement arbeitet agil, Tasks werden in einem passenden Tool wie Jira oder MS Planner verwaltet.
  • Nach erfolgreichen Tests mit dem Testsystem wird das Produktivsystem aufgesetzt, die Anpassungen (Tabellen, Formulare, Berichte, Schnittstellen) werden eingespielt, die Einrichtung incl. Fibu durchgeführt, die Datenmigration wird vorbereitet und Schritt für Schritt die Datenbank aufgebaut, die Eröffnungsbilanz eingerichtet, Abnahmetests schließen den Vorgang ab, der GoLive wird einige Tage bis Wochen begleitet, notwenige Änderungen und Korrekturen durchgeführt.

PM & BA … Prozesse und mehr

Projektmanagement und Business Analyse sind sind meine Kernkompetenzen. Bereits im Informatik Studium an der JKU wurden die Themen meine Leidenschaft. Langjährige Projektarbeit haben die Fähigkeiten vertieft, laufende Weiterbildung den Horizont erweitert. Mein Zugang zu Projekten ist praxiserprobt und effizient. Flexibilität, schnelle Anpassung an die Gegebenheiten, schnelle Auffassungsgabe zeichnen mich aus. Ich komme schnell zum Punkt.

Kurze Einarbeitungzeit, Selbstständigkeit und strukturierte Vorgehensweise schaffen die Basis für einen guten Start. Bei der Analyse, Modellierung und Dokumentation der Anforderungen, der Prozesse schaffe ich gemeinsam mit dem Projektteam die Voraussetzungen, um Änderungen und Erweiterungen leicht und ohne unschöne Nebeneffekte umsetzen zu können. Ich bin sehr gut darin komplexe Sachverhalte, auch technische zu verstehen und verständlich zu machen.

Ich unterstütze bei der Prozessoptimierung, zeige Problemstellungen auf, entwickle geeignete Leistungskennzahlen. Aufwände und die Timeline werden durch regelmäßige Rücksprachen richtig eingeschätzt und bei Bedarf korrigiert, Priorisierungen festgelegt, Abhängigkeiten erkannt und gegebenenfalls gelöst. Auf Basis der Analysen werden Lösungsvorschläge und Entscheidungsgrundlagen entwickelt. Durch agiles Vorgehen werden externe Einflüsse, etwa Verschiebungen eingearbeitet.

Ich bin mit SCRUM und KANBAN seit Jahren vertraut, schätze die Strukturiertheit, die Möglichkeiten der Organisation. Aber ich bin kein Fan von Herumtheoretisieren, von verkrampftem, bürokratischem Festhalten an fixen SCRUM Regeln, von übertriebenem kosten- und zeitaufwendigem Modellieren mit UML oder BPMN mit teils unklarem Mehrgewinn. UML/BPMN Diagramme sollten leicht verständlich und nachvollziehbar sein, zu komplexe Diagramme mit teils falschen oder übertriebenen Prozessdarstellungen führen höchstens zu Irritationen, schlimmstenfalls zu Fehlern, erheblichen Mehrkosten und Verzögerungen.

Als Projektmanager übernehme ich die Projektplanung, die Abstimmung mit anderen Teams und die Testplanung. Die Arbeit mit virtuellen, internationalen Teams ist mir vertraut. Bei der Umsetzung nehme ich den Kunden Schritt-für-Schritt mit.

Durch viele Jahre in der Projektarbeit, auch durch meine Berufserfahrung als ERP Berater habe ich ein tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen. Die breite technische Expertise ist die Basis für einen gute Zusammenarbeit mit Entwicklern.

Als selbstständiger Unternehmer und Berater habe ich die Flexibilität mich auf die Bedürfnisse des Kunden einzustellen, optimale Unterstützung zu bieten.

Erfahrung mit Jira, Confluence, UML & BPMN Tools, DB Tools (SQL), Office
Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse

Hauptsächlich arbeite ich remote, Vor-Ort Termine in Deutschland und Österreich sind möglich.

Referenzen


Gemeinsames Projekt bei einem Lager/Logistik Unternehmen, Wien

I’ve had a chance to work with Franz while developing a scalable software solution for an austrian company providing its services in warehousing and logistics area. Both of us was a part of a different companies, which together have delivered successful and stable software solution for a satisfied client. I’ve found Franz to be well organised and able to withstand even stresful situations. I appreciate his deep ERP systems knowledge along with the communication skills. I can recommend Franz as a reliable software consultant.

Tomáš Mašek
CEO, Altamira Softworks


Elektronik Großhandel, Wien

Hr. Dipl. Ing. Kalchmair war bei uns im Rahmen eines großen ERP System Upgrade Projekts und weiterer Projekte als Business- und IT Berater für die Themen Logistik, Lager und Versand tätig.
Er hat großes Engagement, Motivation, Flexibilität und hohe Arbeitsqualität gezeigt, unsere Mitarbeiter hat er dabei bestens unterstützt. Seine Fähigkeit Probleme zu erkennen, zu analysieren und passende Lösungen zu finden, haben uns geholfen die Projekte zügig und lösungsorientiert voran zu bringen. Die Zusammenarbeit mit ihm war ausgezeichnet.

A. Farouk
Leitung Materialwirtschaft & Qualitätsmanagement


Drogeriewaren Großhandel, Berlin

Franz successfully supported the migration of the flaconi Data Warehouse processes to ensure a smooth transition from the existing Navision ERP integration to Business Central. In his role as a Business Analyst he identified necessary process changes and also provided an extensive documentation of all relevant ERP processes including a translation to the data perspective. He also took care of requirement management and coordinated them with the ERP team. On top of that he proposed further process improvements and optimizations that could also be leveraged for the existing Navision integration. He trained some of our team members for a better understanding of the ERP processes and the data structure.

We’ve found Franz to be well organised and a great team player. We appreciate his great business & data analysis skills, his deep understanding of the ERP processes along with his communication skills. I can recommend Franz as a great and reliable business analyst.


Nicolas Wyrwa
Team Lead Data Engineering


Bank, Wien

Hr. Dipl. Ing. Kalchmair war bei der SCB Wien als Projektmanager und Demandmanager tätig. In seinem breiten Aufgabenspektrum als Projekt und Demandmanager hat er mit Hilfe seiner hervorragenden analytischen Fähigkeiten und seiner Teamfähigkeit die Herausforderungen souverän gemeistert.

Seine Tätigkeiten umfassten das Projektmanagement für ein komplexes Datenbank Upgrade Projekt, welche die Zusammenarbeit mit, sowie die Steuerung von externen und internen Stakeholdern hinsichtlich der Bearbeitung von Business Anforderungen (Demands) beinhalteten.

Trotz einiger Hürden, wie zeitlichen Verschiebungen oder dem Re-Scoping von Meilensteinen konnte Hr. Dipl.Ing. Kalchmair aufgrund seiner Führungskompetenz, seines Engagements und dem hohen Level an technischem KnowHow die Komplexität der Anforderungen in Grenzen und somit das Projekt auf Kurs halten.

Julian Voboril
Recruiting Agent

Was ist ein ERP?

Was ist ein ERP?

Enterprise-Resource-Planning ist ein System, das die Ressourcen eines Unternehmens verwaltet und plant. Business Central von Microsoft, der Nachfolger von Navision, ist eines der besten ERP Systeme am Markt, steht in Konkurrenz etwa zu SAP und Sage, aber auch von Finance & Operations, dem Nachfolger von Microsoft AX.

ERP Systeme sind von der Basis her Warenwirtschaft + Auftragsbearbeitung + Buchhaltungssoftware und vieles mehr, sind integrierte Systeme, in denen die Module nach Möglichkeit gut aufeinander abgestimmt sind und reibungslos zusammenarbeiten.

Externe Dienste können über Schnittstellen angebunden werden, Belege nach Belieben angepasst werden. ERP Partner übernehmen die Implementierung, die Einrichtung und Anpassung.

Business Central von Microsoft

Business Central ist eine ERP Lösung von Microsoft, verfügbar als onPremise Lösung und in der Cloud. Die Module sind hoch integriert, in Posten Tabellen werden modulübergreifend die Kerndaten gespeichert.

ERP Projekt … was jetzt?

Ein ERP System ist ein Warenwirtschaftssystem, Auftragsbearbeitung, Fibu in einem integrierten System. Es ist eine stete, laufende Herausforderung, ist zentrales Element in 10.000en Unternehmen weltweit. Es gibt unzählige Systeme und Hersteller, noch viel mehr Partner. Vorbereitung, Einführung, Wartung, Anpassung, Bedienung und Schulung sind dabei umfangreiche Themen… die leider oft unterschätzt werden.

Die Softwareauswahl

Alleine die Auswahl der Software und des Partners ist eine besondere Aufgabe. Oft genug wird hier die falsche Wahl getroffen … in beider Hinsicht. Warum? Es wird aufgrund ungeeigneter Kriterien entschieden. Auf die falschen Dinge wird wert gelegt, es wird zu wenig und zu ungenau analysiert, schlechte Vorbereitung, schlechte Umsetzung. Zeit und Budget werden teils enorm überschritten. Großen Software Partnern wird gerne unterstellt sie würden verlässlichere Partner sein. Unzählige Beispiele zeigen, dass das oft genug nicht in dem Umfang zutrifft wie gehofft.

Sollte die Auswahl auf Business Central von Microsoft fallen, Sie arbeiten bereits mit BC oder dessen Vorgänger Dynamics Nav (Navision), dann kann ich Sie unterstützen.

Excel raus, ERP rein

Was ich für Sie tun kann, nach dem Erstgespräch…

  • Fehleranalysen und Business Analyse, mit ihrer aktiven Mitarbeit
  • Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, damit Steigerung der Effizienz und Kostenersparnis
  • Excel raus, ERP rein: Ablöse von Altsystemen


Als erfahrener ERP Berater für Business Central & Navision übernehme ich alle nötigen Aktivitäten wie Projektmanagement, Analyse, Einrichtung, Anpassung, Optimierung und Schulung, übernehme das Lizenzmanagement und unterstütze Sie gegenüber Ihrem IT Partner und anderen Lieferanten.

Ich versuche nahe am Standard zu bleiben. Oft kann man schon durch kleine Anpassungen oder Einrichtungen vieles erreichen. Bei größeren Projekten stimme ich mich mit den Entwicklern ab, übernehme Wartung & Tracking der User Stories, unterstütze auch gerne bei Code und Report Anpassungen. Ich bin vertraut mit allen Nav/BC Modulen, kenne alle Prozesse auf Business und auch auf techn. Ebene.

Ich konnte Projekte in unterschiedlichen Branchen umsetzen, verfüge über Fachkenntnisse etwa in den Branchen Tierfutterhandel, Elektronikhandel und -produktion, Lager/Logistik Anbieter, Automobilzulieferer.

Für mittelständische Unternehmen kann ich bei der Softwareauswahl und Einrichtung unterstützen.

Diensteistungen im Detail

  • Komplette Palette der Beratung für Business Central, vom Erstgespräch bis zum GoLive
  • Einrichtungen, Datenmigration, benötigte programmatische Anpassungen, Reporting und Schulungen
  • Business Analyse, Projektmanagement und Softwareauswahl und -evaluierungen
  • Unterstützung auch bei Vorgängerversionen
  • Business Intelligence mit Power BI
  • Automatisierung mit Power Automate, Low Code Client Apps mit Power Apps
  • Übernahme von gescheiterten Projekten, Implementierungen in Schieflage

Die Software

  • Business Central von Microsoft ist das führende ERP System, hochintegriert, skalierbar, anpassbar
  • Navision und Dynamics Nav sind die Vorgänger: Auch dafür erhalten Sie Unterstützung
  • Power BI: Leistungsfähiges BI Tool, zur grafischen Auswertung ihrer BC Daten
  • Power Automate, Power Apps

Partnerwechsel

Manchmal geht es mit dem aktuellen Software Partner und/oder der aktuell eingesetzten ERP Software nicht mehr weiter. Die genauen Gründe können sein:

  • Sie wollen ihre Altsysteme ablösen?
  • Sie sind mit ihrem aktuellen WaWi unzufrieden und wollen wechseln?
  • Excel und andere unzureichende Tools reichen nicht mehr?
  • Sie sind mit ihrem aktuellen IT Lösungspartner schon seit Jahren unzufrieden?
  • Sie suchen einen Partner, der ihnen effiziente, kompetente und doch kostengünstige Lösungen bietet?

Ich unterstütze Sie beim Partnerwechsel und der Ablöse der Altsoftware, führe mit Ihnen die nötigen Schritte durch.

Weitere Infos